Configurando as recorrências
Antes de efetivamente de ir para “Criando uma nova recorrência”, precisamos fazer algumas configurações na plataforma: Tipos de Recorrência, Prateleira de Serviços (Opcional).
A — Tipos de Recorrência
Os tipos de recorrência são configurados para que as cobranças já sejam emitidas com a classificação, centro de custo, forma de recebimento, texto personalizado da nota fiscal.
Acesse o menu Configurações.
Em seguida, clique em Sistema.
No Menu Recorrência, selecione o tipo de recorrência desejado.
Aqui, você pode editar um existente ou clicar em Novo para criar um novo tipo de recorrência. Lembrando que ele precisa estar como Ativo para conseguir selecionar na configuração da Recorrência.
5. Deslocamento de Faturamento:
Esta aba é opcional e utilizada para determinar o intervalo entre o ciclo do contrato e o dia de faturamento.
Também pode ser usada para limitar o faturamento a um ou mais dias específicos de cada mês.
6. Personalizar Fatura:
Esta funcionalidade também é opcional e permite criar um texto específico para essa recorrência na nota fiscal.
Utilize as tags disponíveis para personalizar o texto conforme necessário.
Se a descrição estiver em branco, será utilizado o nome e número do contrato.
7. Após fazer as alterações desejadas, basta clicar em “Salvar”.
B — Prateleira de Serviços (opcional)
Prateleira de Serviços é opcional para sua configuração. Porém, simplifica o lançamento das Recorrências.
Acesse “Configurações”, “Sistema”, e no menu “Recorrência”, selecione opção “Prateleira de Serviços”.
Clique em “Novo” para criar um novo item ou utilize o filtro para buscar itens já cadastrados e editá-los conforme necessário.
Escolha o Tipo de Item que irá criar:
Fixo Recorrente: Para serviços com valor fixo, como mensalidades.
Consumível: Para serviços cobrados por consumo, como licenças por usuário.
Detalhamento: Para serviços cobrados por item específico adicionado, como websites desenvolvidos.
Preencha os Campos necessários para o tipo de item selecionado. Não se esqueça de selecionar “Ativar” para o item ficar disponível.
Na parte fiscal, preencha as informações fiscais do serviço, que serão utilizadas na emissão da nota fiscal.
Preencha a classificação e centro de custo.
Edite qualquer outra descrição do item, se desejar. Certifique-se de salvar as alterações realizadas antes de sair da página.
É possível criar itens que não estão na prateleira no momento de lançar uma nova recorrência também.
C — Criando uma Nova Recorrência
Ao criar uma recorrência, a Kamino lança as cobranças, emite as notas e envia ao cliente automaticamente todo novo ciclo de faturamento.
No menu principal, em “Recebimentos” e, em seguida, clique em “Recorrências” para acessar o dashboard de recorrências.
Para criar uma nova Recorrência, clique em “Nova”.
Preenchendo os Detalhes da Recorrência:
Selecione o tipo de recorrência já configurado e a pessoa relacionada.
Digite um título para o contrato e escolha entre os itens pré-cadastrados clicando em “Prateleira” ou adicione um item novo.
O item terá a vigência da criação da recorrência por a partir do momento da criação e sem data de término do contrato.
Para editar as informações do Item e indicar data de término caso necessário:
Clique no ícone de lápis para editar as informações do item.
Insira a data de término do contrato, caso haja, garantindo que seja o último dia de vigência do contrato.
Deixe em branco caso o contrato não tenha uma data de término definida.
Se o item já tiver sido faturado, insira a data da última fatura. A plataforma emitirá a partir do próximo ciclo de faturamento.
Clique em “Salvar” para salvar as edições do item. Se houver outros itens para adicionar, salve e continue.
Configurando “Ciclo de Faturamento”
- Escolha a frequência do ciclo e o dia do faturamento.
- Para evitar pró-rata, o dia de faturamento deve ser o mesmo dia da vigência do contrato.Configurando “Financeiro e Fiscal”
“Condição de pagamento”. No dia do faturamento do contrato, será gerada uma fatura com os vencimentos previstos no que for especificado nesse campo. Então, selecione os intervalos de datas para o envio da cobrança (por exemplo, 30, 60, 90 dias após o faturamento ou 10 dias depois do faturamento).
“Tabela de impostos”. Escolha a tabela de impostos previamente configurada que será aplicada à transação.
“Cidade para faturamento”. Defina a cidade onde a nota fiscal será emitida. Se deixar em branco, a nota será emitida na cidade do cliente.
“CNPJ emissor da nota fiscal”. Selecione o CNPJ que será utilizado como emissor na nota fiscal.
A nota será emitida no dia da cobrança. Caso deseje que a nota fiscal seja gerada após o reconhecimento do pagamento, marque a caixinha correspondente.
Campo de “Reajuste Automático” é de preenchimento opcional. Nele você pode especificar o índice de reajuste, e o período de ajuste em meses.
“Faturar para outro cliente”, neste campo é possível alterar o destinatário da nota fiscal, se necessário. Também é opcional, se for para o mesmo cliente configurado no início, basta deixar todo esse campo em branco.
Também opcional, preencher informações como classificação (se aplicável), centro de custo e unidade de negócios. Deixe em branco para usar as configurações padrão.
“Desconto no boleto”. Nesse campo, também opcional, se for o caso da cobrança ter desconto de pontualidade ou outro tipo de ação nesse sentido, insira os dias para desconto e a porcentagem de desconto oferecida se o cliente pagar antes do vencimento da parcela.
Campo de “Observações” pode ser utilizado para adicionar informações relevantes sobre essa recorrência.
Aprovando recorrência:
Após clicar em “Salvar” para salvar a recorrência, iremos avançar para a aprovação da mesma.
Nesta tela podemos aprovar, descartar, editar, emitir NFS-e avulsa ou “Gerar agora” após a aprovação.
Na tela você pode visualizar o calendário das cobranças que ainda não foram lançadas.