Antes de emitir uma cobrança, você precisa configurar alguns parâmetros da plataforma para agilizar a emissão: Réguas de cobrança, Formas de Recebimento, Condições de Pagamento.
Régua de cobrança
A Régua de cobrança é um recurso para facilitar a comunicação com clientes como cobranças em aberto. Simplificando, é uma régua de e-mails configurada a partir de dias antes ou depois do vencimento. Quando a cobrança é paga, não serão mais enviados e-mails da régua de cobrança.
Para acessar, entre em Configurações, Sistema, Recebimentos, Régua de Cobrança.
Para criar uma nova Régua de Cobrança, siga estes passos:
Clique em 'Novo'.
Escolha um nome para sua Régua.
Com a Régua criada, clique em 'Envios' para editar os e-mails a serem enviados aos clientes com cobranças em aberto.
Você pode editar, deletar ou adicionar uma regra de envio.
Agora, vamos aos detalhes:
Preencha a caixa 'Dias do Vencimento'. Quando falamos em 'dia 0', estamos nos referindo ao próprio dia do vencimento da cobrança. Para indicar dias antes do vencimento, utilize números negativos. Por exemplo, se deseja enviar o e-mail de lembrete 5 dias antes do vencimento, insira '-5'. Já para dias após o vencimento, utilize números positivos. Por exemplo, '1' para enviar o e-mail um dia após o vencimento.
Preencha o título do e-mail, a data de vigência da cobrança e o corpo do texto a ser incluído no e-mail.
Feche a janela para concluir.
A régua considera sempre a data de “hoje” como referência para execução. Portanto, ela não será executada retroativamente, valendo apenas “a partir de hoje”. Ainda assim, se uma cobrança venceu há 5 dias, e você tem um envio programado para 6 dias, o cliente será cobrado amanhã.
Formas de Recebimento
É necessário criar quais formas de recebimento vão ser emitidas as cobranças pela Kamino. Cada forma de recebimento terá configurada:
— Meio de pagamento
— Multas e Juros
— Régua de cobrança
— Negativação opcional e prazo para negativação.
Recebimento via Pix ou Transferências
Para recebimentos via Pix ou Transferências, será criado um template de e-mail com os dados de pagamento.
Para começar, clique em 'Novo' e prossiga com o preenchimento das informações necessárias. O nome atribuído será para uso interno. Selecione a régua de cobrança desejada e escolha se deseja negativar ou não a cobrança após o vencimento. Marque e configure a forma de recebimento conforme necessário. Em seguida, preencha o Template do E-mail, utilizando as variáveis disponíveis entre chaves, se necessário. Por fim, clique em 'Salvar' para concluir o processo.
Recebimento via boleto
A emissão de boleto exige a Integração bancária configurada. Caso não tiver a integração feita ainda, visite as páginas abaixo realizar:
Emissão de boleto via Kamino
Emissão de boleto via Cora e BS2
Emissão de boleto via CNAB (bancos tradicionais)
Para criar uma nova forma de recebimento via boleto, siga o passo-a-passo anterior selecionando a opção Boleto e salvando.
Recebimentos via Bolepix
O Bolepix combina um boleto tradicional com código de barras e um QR code para pagamento via Pix. O pagador pode escolher entre pagar o boleto normalmente ou através do Pix. A vantagem do Pix é a transferência instantânea de fundos para a conta do beneficiário, enquanto o pagamento via boleto pode demorar mais para ser processado.
Eles só conseguem ser pagos uma vez, e em boletos com multa após o vencimento o PIX é valido somente até a data de vencimento e em boletos com desconto antecipado não é possível usar o PIX em conjunto.
Condições de Pagamento — Opções de Parcelamento.
As condições de pagamento da Kamino é uma das ferramentas versáteis facilitam gerar diferentes cobranças pela Plataforma. Elas são usadas no faturamento de contratos e/ou notas fiscais avulsas, e garantem que todas as condições possíveis sejam previstas. O ambiente é criado com algumas condições padrões (e editáveis), ou você poderá criar uma nova.
Em 'Recebimentos', clique em 'Opções de Parcelamento'.
Você tem a opção de criar uma nova configuração clicando em 'Novo' ou editar uma já existente. Dê um nome fácil de identificar para a operação e prossiga para adicionar as opções de parcelamento.
Para cada parcela, indique o percentual desejado e o prazo em dias para o vencimento. Caso não haja um prazo definido, deixe o campo em branco ou digite 0 (zero). Se o prazo for colocado como 30 dias, o sistema irá converter automaticamente para 1 mês.
Quanto à Data de Vencimento, você irá preencher com uma combinação de números representando os dias do mês (de 1 a 31) e siglas especiais:
'up' significa que a conta deve vencer no próximo dia útil após o dia calculado.
'ua' significa que a conta deve vencer no dia útil anterior ao dia calculado.
Algumas situações podem exigir que os percentuais não somem 100%. Se você quer desconsiderar uma taxa do cartão, por exemplo, você pode usar este campo deixando a condição de pagamento como 97%, ao invés de 100%. Analogamente, uma condição de inclusão de um valor adicional por ser usada, fazendo com que a parcela seja 110% do valor faturado (por exemplo).
Por isso, o sistema não restringe o percentual a somar 100%. Cuidado com isso!