As ordens de compra são programações de pagamentos recorrentes. Sabe o boleto do aluguel, da luz, do software que chega todo mês? Este é o principal caso de uso. A ordem de compra automatiza o recebimento e a aprovação dos boletos recebidos.
A Ordem de compra é uma evolução da Caixa de Entrada. Se a Caixa de Entrada oferece um e-mail único (contasapagar@nomedaempresa), a ordem de compra cria uma conta de e-mail por ordem de compra pronto para receber boletos e lançá-los já com a classificação, centro de custo e Pessoa na plataforma.
Este e-mail tem uma “chave” no endereço (ex: oc.12.f938fj@…). A chave é um recurso de segurança: o e-mail será enviado ao fornecedor, e não queremos que ele possa simplesmente enviar boletos para a “oc.13…”, etc. Assim, se a chave não bater, o e-mail será ignorado.
Também, a chave é gerada com base em variáveis da ordem de compra - como o valor. Ao alterar o valor-limite mensal, a chave também é alterada.
A criação da Ordem de compra não cria os lançamentos projetados no sistema. Os lançamentos só são criados de fato quando um boleto é recebido na chave de e-mail gerada pela Ordem de compra.
Criando uma ordem de compra
A criação de Ordem de Compra poderá ser feito por usuários com permissão de Operador do módulo de Compras.
Acesse a seção de compras e selecione a opção para criar uma nova ordem de compra.
Escolha entre criar uma ordem mensal, com valor a ser pago mensalmente, ou avulsa, com valor acumulado a ser pago.
Preencha todas as informações necessárias da ordem de compra.
Defina a data limite de entrega, que corresponde à data do último vencimento possível para compras mensais ou ao último pagamento para compras avulsas.
No campo do valor, insira o valor máximo da compra mensal ou avulsa.
Caso o valor do boleto recebido seja maior que o valor da ordem de compra, o lançamento não será automático e requererá aprovação de um usuário autorizado.
Adicione informações de pagamento em caso de valor superior e anexe manuais, se necessário.
Para boletos, a data de vencimento do boleto será considerada como a data de pagamento.
Salve a ordem de compra e, se tiver mais ordens a fazer, clique em "Salvar e mais".
Usuários com permissão de aprovação de compras poderão aprovar ou reprovar a ordem.
Compartilhe a chave de e-mail da ordem de compra com o fornecedor para receber boletos.
Envie um e-mail para o fornecedor com as instruções de envio das cobranças, utilizando o e-mail cadastrado na pessoa ou outro e-mail disponível.
Aprovando uma ordem de compra com o valor maior do que valor limite
Se o seu fornecedor enviar um ou vários boletos com o valor maior do que o valor limite, o lançamento não será feito automaticamente. Todos os usuários com permissão de Aprovador de Compras receberão uma notificação na plataforma e poderão aprovar os lançamentos na página de Compras.
Acesse a página de compras para visualizar a soma dos valores a aprovar, exibida no início da página.
Caso um boleto recebido na chave de e-mail da ordem de compra tenha um valor superior ao limite, os usuários com permissão de aprovação no módulo de compras receberão uma notificação.
Clique na notificação ou no valor a aprovar para acessar a página de compras e verificar as aprovações pendentes.
Na página de compras, você encontrará a lista de pagamentos aguardando aprovação. Você pode aprovar os lançamentos diretamente nessa tela ou clicar em uma das aprovações para abrir a ordem de compra correspondente.
Ao abrir a ordem de compra, clique na seção de pagamentos para visualizar todos os pagamentos e aprovações pendentes. Aqui, você pode aprovar o lançamento desejado.
Uma vez aprovado, a situação que estava aguardando aprovação mudará para pendente até o pagamento ser efetuado.
O valor limite é a soma de todas as cobranças mensais. Por exemplo, se você recebe mais de um boleto no mês, o valor limite deve ser igual ou maior que a soma dos boletos recebidos dentro do mesmo período.